Ben jij administratief sterk, een organisatietalent en weet jij in hectische situaties jouw hoofd koel te houden? Weet jij precies bij wie en waar je moet zijn, wat er speelt en wat er nodig is, nog voordat iemand het zelf doorheeft? En krijg jij energie van regelen, snel schakelen en ondersteunen op hoog niveau? Dan zoeken wij jou!
Loyaal, ondersteunend, betrokken en integer zijn de sleutelwoorden om succesvol te zijn als Management Assistent. De werkdag van een Management Assistent is nooit saai. Eigenlijk weet je aan het begin van de dag al dat de werkdag te kort is. Er ligt voldoende werk. Maar dat maakt deze job juist zo uitdagend.
Je werkt dicht op het management, je ondersteunt de directeur Zorg en verschillende overleggroepen waarin belangrijke besluiten worden genomen. Maar jouw werk gaat verder dan alleen ondersteunen. Jij bent degene die structuur aanbrengt, vooruitdenkt en zorgt dat alles klopt.
Je maakt onderdeel uit van het team secretariaat, dat bestaat uit zes medewerkers. Binnen dit team werk je in drie duo’s, ieder met een eigen takenpakket. Jij vormt een duo met een directe collega, met wie je nauw samenwerkt, werkzaamheden afstemt en als sparringpartner fungeert. Jullie zijn elkaars back-up en zorgen samen voor continuïteit en kwaliteit in het werk.
Je beheert drukke agenda’s en mailboxen, plant en organiseert overleggen en zorgt dat alles tot in de puntjes is voorbereid. Tijdens vergaderingen houd je scherp overzicht, leg je besluiten vast en bewaak je de voortgang van actiepunten. Je schakelt continu met collega’s, signaleert knelpunten en pakt zaken proactief op. Of het nu gaat om het stroomlijnen van communicatie, ondersteunen bij documenten of het oplossen van last-minute wijzigingen, jij zorgt dat alles soepel verloopt en het management zich kan focussen op wat echt belangrijk is.
Word jij gelukkig van deze flexibele rol? Dan zijn wij benieuwd naar jouw aanpak!
Wat ga je doen?
Samen met je duo collega, zorg je ervoor dat alles rondom het management soepel verloopt. Denk aan:
– Het beheren van complexe agenda’s – jij ziet wat prioriteit heeft en wat kan wachten
– Het plannen en organiseren van overleggen en bijeenkomsten
– Het voorbereiden van vergaderingen (agenda’s, stukken, afstemming)
– Het notuleren en bewaken van actiepunten – jij zorgt dat afspraken ook echt worden opgevolgd
– Het beheren van mailboxen en signaleren van urgenties
– Het ondersteunen bij documenten, presentaties en communicatie
– Het verzamelen van informatie voor bijvoorbeeld memo’s of nieuwsbrieven
– Het zijn van aanspreekpunt voor collega’s binnen en buiten de organisatie
Soms spring je even bij op de receptie of telefoon. Gewoon, omdat het nodig is. Dat maakt het werk juist afwisselend.
Wie ben jij?
Wat doe jij als er drie verzoeken tegelijk binnenkomen, je mailbox overvol zit, er liggen nog notulen die tijdig uitgewerkt moeten worden en over 5 minuten word je verwacht voor een volgende vergadering? Geen paniek. Jij blijft rustig en laat je niet gek maken. Je houdt het overzicht, stelt de juiste prioriteiten en zorgt dat alles op tijd en tot in de puntjes geregeld is.
Jij bent betrokken, zorgvuldig, representatief en een ondersteuner pur sang. Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken. Je vindt het heerlijk om met jouw helicopterview verantwoordelijkheden naar jezelf toe te trekken. Jij bent écht het spreekwoordelijke visitekaartje van de organisatie.
Als management assistent ben je een organisatietalent met een scherp oog voor detail. Je hebt hbo werk- en denkniveau en ruime ervaring met complex agendabeheer en notuleren op tactisch niveau. Systemen als Office 365, SharePoint en bij voorkeur iBabs kennen voor jou weinig geheimen.
Wie zijn wij?
Huisartsenspoedpost Oost-Brabant levert spoedeisende huisartsenzorg in de avond, nacht en weekenden voor ruim 1,2 miljoen inwoners. Met vijf posten en twee triagecentra staan wij dag en nacht klaar voor patiënten in onze regio.
We bevinden ons midden in de ontwikkelingen binnen de acute zorg. Dat vraagt veel van onze organisatie én van onze mensen. Daarom investeren we actief in duurzame inzetbaarheid, ontwikkeling en een sterke, toekomstbestendige organisatiecultuur.
Als de grootste HAP-organisatie van Nederland spelen we ook landelijk een voortrekkersrol in het verbeteren van huisartsenspoedzorg, samen met andere partijen.
Wat bieden wij?
– Een dynamische rol met veel verantwoordelijkheid en impact;
– Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei;
– Een marktconform salaris (schaal 6 CAO Huisartsen) en goede secundaire
arbeidsvoorwaarden;
– Een jaarcontract voor 24 uur per week met vooruitzicht op een contract voor
onbepaalde tijd.
Enthousiast?
Ben je enthousiast geworden om bij ons aan de slag te gaan als management assistent? Dan ontvangen wij graag uiterlijk op 9 mei 2026 een CV en motivatie.